ERP — что это?

Задача этой статьи — помочь разобраться: что представляют собой системы автоматизации процессов ERP и для чего они необходимы. Если коротко, они помогают правильно запланировать ресурсы, оптимизировать деятельность предприятия с большим количеством работников и сложной структурой. Автоматизация помогает минимизировать влияние человеческого фактора на рабочие процессы.

Что это такое?

Буквальный перевод аббревиатуры ERP означает «планирование ресурсов», с помощью которого осуществляется управление:

• финансами (планирование бюджета, организация налогового и финансового учета);
• кадрами;
• различными видами активов.

Автоматизация помогает наладить идеальное взаимодействие с партнерами по бизнесу, поставщиками и клиентами.

ERP — это совокупность программ, позволяющих оптимизировать не только перечисленные моменты, но и ряд других процессов. Полученные результаты заносят в БД для хранения в течение определенного времени. Несколько слов о том, как распознать момент, необходимый для внедрения автоматизации.

Внедрение автоматизированных систем позволяет быстро развивающемуся предприятию успешно конкурировать на рынке и использовать имеющиеся ресурсы с максимальной рациональностью. Признаки того, что настало время перемен:

• большие затраты времени на выполнение простых заданий, которые возможно автоматизировать;
• возникновение затруднений с получением оперативной информации, нужной для принятия быстрых решений;
• использование большого количества программного обеспечения, объединить которое в единую систему не представляется возможным;
• отсутствие объективной информации о финансовом состоянии предприятия, количестве готовой продукции, ее реализации и т. д.;
• отсутствие возможности изучения и анализа рабочей информации вне определенного рабочего места;
• значительные временные затраты на подготовку бухгалтерской документации;
• сложность взаимодействия с клиентами, затруднения с реализацией товаров;
• затруднения во взаимодействии структурных подразделений между собой;
• неэффективное функционирование IT-службы (если вообще она имеется);
• отсутствие контроля над работой сотрудников.

Чтобы убедиться в том, что внедрение системы автоматизации будет по-настоящему эффективным, следует проанализировать деятельность предприятия и спрогнозировать результат от нововведений.

Область применения ERP-системы

Рассмотрим преимущества от использования автоматизации на различных объектах.

Магазины. Мобильная автоматизация позволяет рационализировать процесс торговли. Теперь проведение инвентаризации не требует закрытия торговой точки и привлечения большого количества людей. Для выполнения учетных операций теперь достаточно одного человека. Сокращаются затраты, связанные с допущением ошибок в учете товаров.

Складские помещения. Пользуясь терминалами сбора данных и мобильным софтом, работники склада сумеют более эффективно принимать товар, выбирать заказы, выполнять отгрузку продукции, ее перемещение и учет. Убытки предприятия, связанные с ошибками, допущенными людьми (формирование заказов, пересортицы, недостачи) будут сведены к минимуму. Число рабочих операций, выполняемых сотрудниками склада в единицу времени, возрастет в разы.

Маркировка продукции. Автоматизация этой операции позволяет полностью исключить риск приемки контрафакта, а также отследить поставки от производящей компании.

Предприятия, организации. Автоматизация — это, прежде всего, контроль над сохранностью имущества и его перемещением. Вероятность хищений будет сведена к минимуму. Если речь идет о промышленном производстве, то автоматизация позволит оптимизировать учет основных средств, запасов сырья, финансов и готовой продукции.

Строение платформы ERP

До относительно недавнего времени большой удачей считалась организация одновременной автоматизации управления рабочими операциями и финансовыми. Сегодня удается объединить в рамках одного программного обеспечения все процессы на предприятии. Основа успешного бизнеса — грамотное распределение ресурсов между структурами предприятия. 

Специальное ПО дает возможность объединения разрозненных заданий в систему, позволяющую получить необходимую информацию и принять правильное решение.

Различают 4 признака, по которым классифицируют системы ERP:

• по сферам использования — общие и узкоспециализированные;
• по сценарию использования. Здесь возможны разные форматы: приватный или публичный, десктопный или мобильный;
• по архитектуре. Система может быть единой или модульной. Последний вариант предпочтительнее, поскольку можно сформировать систему под конкретные условия, сложив ее из нескольких составляющих.

Специальное приложение позволяет автоматизировать учетные процессы, помогает управлять закупками, складскими запасами, взаимоотношениями с клиентами, выполнять контроль над финансовыми операциями, мониторинг деятельности предприятия.

Где приобрести ERP-систему?

Здесь возможны такие варианты.

Первый — создать программное обеспечение самостоятельно. Однако есть риск получения неработоспособного продукта с многочисленными ошибками, которые то и дело будут «вылезать» в процессе работы.

Второй — приобрести готовый софт. При условии правильного выбора, такое программное обеспечение будет соответствовать задачам компании. Важный момент — поддержка со стороны фирмы, разработавшей программу.

Третий — заказать создание программной продукции в специализированной компании. Конечно, автоматизация предприятия, выполненная по такому сценарию, обойдется дороже, зато ПО будет максимально приближено к потребностям предприятия.

Преимущества, недостатки

Подытоживая все сказанное выше, можно отметить такие положительные моменты от внедрения автоматизированных систем:

• универсальность. Системы ERP можно внедрить на предприятиях различных отраслей и масштабов. Это может быть промышленное, коммерческое предприятие, сфера услуг и т. д.;
• совместимость с другими разновидностями программного обеспечения. Систему можно легко настроить под особенности бизнеса.
• масштабируемость дает возможность осуществлять управление бюджетированием и другими процессами в крупных или, наоборот, небольших компаниях;
• создание единой информационной среды, упрощающей взаимодействие между подразделениями и работниками;
• возможность ограничения права доступа к данным, что позволит защитить ценную информацию от посторонних;
• улучшение качества планирования и учета, что позволяет распределять ресурсы более рационально, выбирать оптимальное решение из нескольких возможных.

Как и любое другое дело, автоматизация процесса бюджетирования и других сфер бизнеса — достаточно длительное и затратное мероприятие. Ожидать сиюминутных прибылей тоже не происходит. Реальный результат будет заметен через несколько лет. Самые крупные минусы от использования ERP:

• сложность и новизна программного обеспечения, поэтому понадобится дополнительное обучение сотрудников;
• высокие требования к оборудованию. Речь идет не только о компьютерах с высокими характеристиками, но и о серверах для сохранения информации. Такая инфраструктура, как и система sap bi hana, требует не только разового вложения на покупку, но и грамотного технического обслуживания;
• высокие требования к защите информации.

Как внедрить систему ERP

Возможны 3 способа внедрения систем автоматизации:

• пошаговый;
• комплексный;
• комбинированный.

Пошаговое внедрение предполагает ввод автоматизации на отдельных направлениях, с дальнейшим постепенным захватом других подразделений предприятия. Преимущество такого решения — минимальный риск неудачи. Однако автоматизация бизнес-процессов оказывается растянутой во времени, поэтому оценить в полной мере эффективность от нововведения получится нескоро.

Комплексное решение — одномоментная установка программы. Такая автоматизация связана со значительными рисками. Это решение оправдано для небольших фирм, имеющих простую организационную структуру. Но и в этом случае потребуется тщательное тестирование автоматизации всех рабочих процессов, чтобы избежать сбоев в работе системы.

Комбинированный метод предполагает поэтапную автоматизацию по всем структурам. Это самая эффективная методика, которая позволяет быстрее автоматизировать бизнес не в ущерб работе. Риски ошибок в этом случае минимальные.

Технология внедрения ERP-системы включает такие моменты.

1. Подготовительный этап. Специалисты компании взвешивают все положительные и отрицательные моменты нововведения, чтобы понять, сможет ли автоматизация решить проблемы бизнеса. На этом же этапе оценивают бюджет мероприятия.
2. Анализ деятельности компании. На этом этапе изучают работу структурных подразделений фирмы. Следующие моменты — формирование задач, постановка цели и составление технического плана.
3. Установка софта, перенос информации из используемых систем в новые, сверка данных, испытание системы, выявление ошибок, их ликвидация.
4. Обучение работников. Пренебречь этим моментом нельзя, поскольку лишь в этом случае возможно корректное применение систем автоматизации в компании. Обучение может проводиться в формате ознакомительного курса. Целесообразно также составить специальные памятки для персонала, позволяющие избежать ошибок в дальнейшем.
5. Заключительный этап — введение системы в эксплуатацию. На этом этапе специалисты корректируют настройки и вносят необходимые дополнения и изменения, чтобы избежать проблем при пользовании системой.

Распространенные ошибки внедрения систем EPR

Самые частые проблемы, с которыми приходится сталкиваться при внедрении автоматизации на предприятии:

• неправильная постановка целей;
• не учтены перспективы развития компании;
• слишком подробное ТЗ;
• планирование финансов и временных сроков без резерва;
• неверный выбор модулей;
• отсутствие заинтересованности руководства в нововведениях;
• внедрение автоматизированных систем без участия работников, отсутствие обучения персонала.

Еще задолго до заказа и установки системы необходимо знать, какие именно вопросы она поможет решить. Автоматизация — не самоцель. Если не уметь ею пользоваться, она может только навредить. Поэтому важно вначале определиться со стратегическими целями (оптимизация логистических операций, улучшение сервиса, оперативное получение разнообразной информации о работе предприятия), а затем каждую из них разделить на более конкретные.

При проектировании автоматизации следует учитывать перспективы развития компании на ближайшие несколько лет. В противном случае, систему придется вскоре модернизировать. А это — дополнительные расходы. Гораздо разумнее запроектировать ее таким образом, чтобы она работала без модернизации в течение нескольких лет.

Что касается слишком подробных технических заданий, то на первый взгляд кажется, что это — благо. На самом деле, предусмотреть все процессы невозможно, и без дополнительной отладки системы все равно не удастся обойтись.

Аналогично, не удастся со стопроцентной уверенностью рассчитать сроки внедрения системы и бюджет мероприятия. Возможно, придется отказаться от каких-то модулей или, наоборот, ввести какие-то новые, не предусмотренные изначально.

Создание эффективной автоматизированной системы предусматривает правильный выбор модулей, подходящих именно для данного предприятия. Бесполезное их нагромождение пользы не принесет.